تلميحات ونصائح لتنظيم بريدك

سلطت الضوء في تدوينة سابقة على خاصية الفلترة في بريد Gmail وطريقة عملها، واليوم بقي أن أضع أمامكم بعض الأفكار والتلميحات عن كيفية الاستفادة من هذه الفلاتر في تنظيم البريد الإلكتروني:

سأرمز خلال الأمثلة للخطوة الأولى في صنع الفلتر بالحرف (A) وللخطوة الثانية بالحرف (B) وسأستعمل الرمز (&) عند الجمع بين أكثر من وظيفة – راجعو التدوينة السابقة -

.

1. رسائل FW :

هي الرسائل المعروفة الممررة بين الإيميلات، هذه الرسائل وصلت إلى أحد أصدقائك وقام هو بتمريرها إليك، وربما تناقلتها مئات الإيميلات قبل أن تصل إليك، فهي بكل تأكيد ليست شخصية ومكانها لا ينبغي أن يكون البريد الوارد. لذلك سنقوم بإنشاء فلتر يقوم بإلقاء القبض عليها تلقائياً وإرسالها إلى مجلد (label) جديد سنقوم بتسميته (FW مثلاً ) من دون أن تمر على صفحة البريد الوارد.

ولإنشاء الفلتر عملياً سنقوم بـ :

A-  subject: FW
B- Skip the inbox &    Apply the label >New Label:  FW

(بالمناسبة أنا أسمّي هذا التصنيف (وقت فراغ!) لأنني لن أفتحه إلا عندما لا يكون لدي أي شيء مهم)
.
.

2. المجموعات البريدية :

هي المتهم الرئيسي في ظاهرة فوضى الإيميل ، وأي شخص يتعامل معها أو يئويها في بريده سوف يعرض نفسه إلى فوضى ليس لها نهاية..لكن بمساعدة فلاتر جيميل يمكن حل مشكلتها بسهولة :

A-  subject: ( اسم المجموعة البريدية*)
B-  Skip the inbox &  Apply the label >New Label: مجموعات بريدية

*اسم المجموعة كما هو موجود في عناوين رسائل المجموعة.
أما إذا أردت التخلص من رسائل المجموعة فيمكنك أن تلغي الاشتراك بها ..أو أن تجعل الفلتر السابق يقوم بحذفها مباشرة بدل وضعها في مجلدات.
.
.

3. رسائل التنبيهات :

هي رسائل التنبيهات والتحديثات من الشبكات الاجتماعية مثل (فلان أضافك كصديق على Facebook أو علّق على صورتك ، وعلّان الآن يتبعك على Twitter ) مثل هذه الرسائل وظيفتها الوحيدة هي تنبيهك لكي تدخل على حسابك، وهي كثيرة ويومية وفائدتها شبه معدومة، وخاصة إذا كنت تدخل على شبكاتك الاجتماعية عدة مرات في اليوم ..لذلك الأفضل أن توقفها من الموقع الأصلي ، أو ربما تبقيها لكن تجعل لها فلتر خاص :

A-  From: (البريد الذي تأتي منه الرسائل)
B-  Skip the inbox &  Apply the label >New Label: تنبيهات

.
.

4. رسائل الحسابات :

هي الرسائل التي تحوي معلومات الدخول لحساباتك في المواقع المختلفة ، كرسائل التسجيل ورسائل تفعيل الحساب وتغيير كلمة السر، وهذه قد تحتاجها في وقت ما لذلك يفضل أن تجعل لها تصنيف مخصص تحت اسم (حساباتي أو Accounts ) والأفضل أن تضيف الرسائل لهذا التصنيف يدوياً ..فهي قليلة ويمكن التعامل معها.

.
.

5- رسائل ممررة من أصدقائك:

ما زالت عادة تمرير الإيميلات منتشرة بكثرة في محيطنا على مبدأ : “ما أعجبني سوف يعجبك”..على كل حال لا تستطيع أن تطلب من أصدقائك ومعارفك أن لا يمرروا لك الرسائل لكن يمكنك بكل سهولة أن تتخلص من إزعاجها.

قد تتسائلون ما الفرق بين هذا النوع من الرسائل والنوع الذي ذكرته في الرقم 1 ؟
الفرق أن رسائل FW هي رسائل وصلت إلى أحد معارفك وقام بتمريرها إليك فتم وسمها بالرمز FW ، أما هذا النوع فهي كالتالي : أحد معارفك أعجبه موضوع أو مقال ما فقام بنسخه ولصقه في رسالة وأرسلها إلى كل قائمة الاتصال لديه، لذلك لن يوقفها فلتر FW..فهي بحاجة لشيء أكثر ابتكار ..ولحل مشكلة هذه الرسائل سنقوم بإنشاء الفلتر التالي  :

A-  From: (بريد صديقك المرسل)  &  To : (بريد آخر تصل إليه الرسالة*)
B-  Skip the inbox &  Apply the label > FW

* أدخل على أحد هذه الرسائل واضغط على إظهار تفاصيل الرسالة (show details) وانسخ أحد عناوين البريدية للمرسل إليهم.

.

6- شركات ومواقع مزعجة :

وربما قد زرت موقع شركة ما منذ سنوات وارتبكت خطأ عمرك بأن سجلت فيه ومنذ ذلك الحين الموقع يرسل لك نشراته الأسبوعية والشهرية وكأنك أحد عملائه المخلصين..
الحل أن تقوم بعمل فلتر لتلك الرسائل بالاعتماد على مخدم موقع الشركة ..فإذا كان أحد عناوين بريد الشركة مثلاً هو news@company.com  فإنشئ الفلتر :

A-  From: *@company.com
B-  Delete it

.
.

7- رسائل المدونة :

إذا كنت مدوناً فلا بد أنه تصلك باستمرار رسائل من المدونة عن التعليقات والتنبيهات في مدونتك ،  فيمكنك إنشاء فلتر يقوم بالتقاط الرسائل التي تحمل عنوان مدونتك ويخصص مجلد خاص لهذه الرسائل باسم (تدوين أو bloging ) بالإضافة إلى تمييزها عن غيرها بحيث يظهر اسم التصنيف بجانب الرسالة باللون الأخضر..أعتقد أنه أصبحت لديك الخبرة الآن لعمل ذلك بنفسك.

. أخيراً بقي هناك كلمة أحب أن أقولها : بريد مليء بالفلاتر أفضل من بريد مليء بالسبام..
ودمتم في رعاية الله.